전체회의는 자문위원 1만1천명, 광역ㆍ기초 자치단체장 등 초청인사들이 참석하는 회의로 행정공무원들의 협조가 매우 중요하다. 사무처는 광역ㆍ시ㆍ군ㆍ구 자치단체, 지방의회 등에 협조공문을 발송했으며 8월 9일 사무처에서 ‘광역자치단체 관계관 회의’를 갖고 행사장 사전 답사를 실시했다.

40여 명의 광역자치단체 관계관이 참석한 이날 회의는 자문건의과 이오갑 사무관이 진행했으며, 전체회의 운영계획 전반과 자문위원들의 집결, 이동, 주차, 비표, 입장 과정, 예산집행 등에 대해 자세히 설명했다.

행사장 안팎의 세부동선 및 좌석배치, 비표과정, 각종 시설물 이용안내까지 상세한 보고를 들은 관계공무원들은 다양한 질문을 쏟아냈다. 하차위치, 비표 수령일, 장애인 주차우선카드 등 어느 하나도 놓칠 수 없다는 듯 전체회의 관련 전반적인 사항에 대해 활발하게 질문했다.

회의가 끝나고 사무처 직원들과 관계관들은 이동 동선과 현장 확인을 위해 올림픽공원 체조경기장으로 현장답사를 갔다. 뜨거운 볕에도 불구하고 두 시간 여 동안 경기장 주변을 돌며 당일 자문위원들이 이동할 동선을 확인하고 위치, 해당지역의 주차장 등도 미리 살펴보았다.

앞선 회의시간에 여러 가지 질문을 던지며 준비상황을 체크하던 경상남도 김두문 사무관은 “경남 전체 18개 시군에서 25대의 버스로 774명의 자문위원이 참가할 예정”이라며 “처음 업무를 맡아서 걱정되는 것도 사실이지만 회의시간에 설명을 잘 들었고 사전답사도 했으니까 업무에 차질이 없도록 할 것”이라고 말했다. 또한 “올해 행사 프로그램을 보면 대중적인 가수공연보다는 통합공감대를 이끌어낼 수 있는 행사 위주로 꾸며진 것 같다”며 “사무처와 지역 행정실장님들이 많이 도와주시기 때문에 큰 어려움은 없을 것”이라고 말했다.

전체회의는 민주평통의 의장인 대통령이 소집하는 회의로 대통령을 비롯한 1만1천여 명 자문위원의 안전이 최우선이니 문제이니만큼 의전과 홍보, 경호, 통일관련 부분까지 청와대와의 긴밀한 협조가 필요했다. 이에 각 부서별로 번갈아가며 장시간 동안 청와대 팀과 마라톤회의를 진행하며 꼼꼼히 준비했다.

이후 경찰, 소방, 의료, 전력과 관련된 유관기관과의 협의, 자문위원 및 초청인사 참석파악, 행사장 실무 대책회의, 집회공고 등 숨 가쁜 날들이 이어졌다. 기획총괄반(자문건의과)의 실무지휘 아래 대외협력반(기획재정담당관), 홍보자료반(대변인), 위원이동반(중앙지역과), 주차관리반(남부지역과), 비표운영반(운영지원담당관), 회의장안내반(중부지역과), 해외안내반(해외지역과) 등은 맡은 바 임무를 철저히 수행하기 위해 일사분란하게 움직였다.

D-1일인 27일 1차 리허설이 오후 4시부터 진행됐다. 전날부터 진행된 행사장 시설물 설치가 마무리단계에 있었다. 대회의 슬로건 ‘신뢰와 통합으로, 8천만이 행복한 통일시대’ 문구가 새겨진 무대가 모습을 드러냈다. 무대 좌우측에는 스크린을 배치해서 참석자들의 관람 편의를 높이고 연출효과를 극대화했다.

행사 당일 원활한 현장중계를 위해 SD 영상과 VJ 패턴 구현을 위한 최적의 프로세스를 구축했다. 이번 행사에서는 현장감 넘치는 화면을 담기 위해 다양한 카메라를 운영할 계획이었다.

행사 준비에 필요한 상황실과 CP도 설치됐다. 리허설 중에도 다음날 있을 행사준비로 계속 어디론가 연락을 취하고 이메일을 점검하며 상황실이 분주했다.

언론매체 취재ㆍ보도 협조에도 최선을 다했다. 페이스북, 트위터, 홈페이지뿐만 아니라 정부 잡지 ‘위클리 공감’에도 광고를 게재하고 정부종합청사 별관 홍보전광판에 전체회의 홍보 영상을 상영했다. 또한 KTV 등과 생중계를 위한 협의도 계속했다.

주차관리 업무를 맡은 부서는 경기장과 주차장을 맴돌며 상황을 점검했다. 또한 비표반은 회의장 출입구에서 있을 비표 교부와 신분증 확인 절차 등을 재확인했다.

현경대 수석부의장과 박찬봉 사무처장도 현장에 나와 전체회의 준비상황을 체크했다.

마침내 행사당일, 만 개가 넘는 객석은 빈자리의 주인을 기다리고 있었다.

각 시도별로 차출된 2030 청년위원 대표는 신뢰와 통합 등 16기 자문회의의 핵심키워드가 담긴 카드를 들고 한마음 퍼포먼스를 준비중이었다.

이날 회의 진행을 맡은 KBS 김기만 아나운서는 행사 내용과 진행순서, 멘트를 빠르게 숙지해 프로페셔널한 면모를 보였다.
또한 의전반은 의전 교육과 시ㆍ도별 좌석 안내 사전교육을 통해 주요인사들을 비롯한 자문위원들의 입ㆍ퇴장에 불편함이 없도록 했다.

행사당일, 야외에서는 어떤 일이 있었을까?
행사 시작까지 3시간 남짓, 전체회의를 위해 오랫동안 준비해 온 직원들은 삼삼오오 모여, 최종 점검을 시작했다. 아직까지는 비교적 주차장이 한산한 모습이었다.

오후 1시가 되자 전국 각지에서 올라 온 전세버스들이 속속 행사장 앞에 도착했다. 이동반은 전국 자문위원들의 집결, 이동상황을 수시로 파악해 주차반과 공유하며 손님 맞을 채비를 했다.

전국 각지에서 새벽이슬을 맞고 달려온 차들이 어느새 열을 맞춰 주차장에 질서 정연하게 세워졌다. 주차안내를 담당했던 직원들은 차가 언제 들어올지 모른다는 생각에 뜨거운 태양 아래 한시도 자리를 비우지 않고 조그마한 그늘도 마다하는 열의를 보였다.

자문위원 집결ㆍ이동은 시ㆍ도 및 시ㆍ군ㆍ구 공무원이 이동차량에 동승해 책임지고 안내토록 했고, 이들과의 유기적인 협조 하에 무사히 자문위원들을 행사장 안으로 모실 수 있었다.

자문위원들이 가장 먼저 한 일은 바로 비표 확인이었다. 원활한 비표 확인을 위해 출입구마다 여러 개의 비표부스를 확보했지만 16기 자문위원들의 높은 참여로 만여 명이 훌쩍 넘는 인파가 모이다 보니 입구마다 인산인해를 이뤘다.

비표를 기다리는 동안 전국에서 모인 자문위원들은 서로 인사를 하거나 오랜만에 만난 사람들과의 만남으로 금방 웃음을 찾았다.

행사장 입장 전 익숙한 풍경 중 하나는 단체 사진이다. 2년에 한 번 개최되고 많은 사람이 참여하는 전체회의라 사진으로 이 순간을 간직하고 싶어하는 자문위원들이 많았다. 단골장소는 행사장과 ‘제16기 민주평화통일자문회의’ 현수막이 보이는 곳이었다.

협의회에서 들고 온 팻말들도 행사장 외부의 볼거리 중 하나였다. 자기 지역을 찾기 쉽도록 눈에 띄게 팻말을 제작한 지역협의회가 있었는데 특히 서울 종로구의 경우 ‘종’ 모양 안에 노란색을 채우고 ‘종로’라고 써 멀리서도 쉽게 알아볼 수 있었다.

이날 장외에서 비표 및 주차관리를 맡은 도운 스탭들은 ‘이렇게 많은 분들이 오실 줄은 몰랐다’, ‘준비를 많이 한 덕에 행사가 잘되었다’, ‘사회 각계각층의 사람을 만날 수 있어서 좋았다’, ‘나중에 기회가 된다면 민주평화통일 청년위원으로도 활동해보고 싶다’ 등의 소감을 남겼다.

<글. 기자희ㆍ유재성 / 사진. 나병필>